Con il termine dematerializzazione si intende quella procedura attraverso la quale qualunque tipologia di documento cartaceo viene elaborato per essere disponibile in un adeguato formato digitale che, grazie alla conformità ai requisiti tecnici dettati dalla Legge, avrà lo stesso valore probatorio del formato cartaceo utilizzato in precedenza. Perciò, la conservazione del documento cartaceo originale sarà, a smaterializzazione avvenuta, vincolato solamente nel caso in cui esso rivesta un particolare interesse storico-culturale.

Qualora, invece, i documenti siano prodotti sin dall’origine già in formato digitale, non si parla più di dematerializzazione, ma di digitalizzazione (poiché, per l’appunto, il documento è già in versione digitale), ed anche in questo caso il processo termina con la conservazione digitale, necessaria a preservare i file per gli anni richiesti dalla normativa di riferimento.

Cosa è necessario…

La conservazione digitale prevede di assegnare al documento due elementi indispensabili al fine di preservare il suo effettivo valore, cioè:

1.      Firma digitale è l'equivalente informatico di una tradizionale firma autografa apposta su carta

2.      Marca temporale che certifica la data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi.

in tal modo si garantisce l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44).

Il passaggio dall’archiviazione cartacea alla conservazione digitale sostitutiva si realizza rapidamente perché gestito in outsourcing da professionisti. Infatti, non sono implicate particolari conoscenze tecniche da parte dell’azienda proprietaria dei documenti ma essa inizierà, fin da subito, a beneficiare dei primi e significativi effettivi positivi, come possono essere i risparmi sui costi di archiviazione dei documenti contabili-fiscali, amministrativi e commerciali.

Oggi, molte Aziende si stanno rendendo conto di essere ancora troppo dipendenti da processi basati sulla carta: circa la metà dei documenti in uso nelle aziende risulta vivere su supporto cartaceo e che ogni lavoratore perde in media 3.6 ore alla settimana in attività legate alla gestione di questo tipo di documentazione. Lo sostiene l’International Data Corporation secondo cui intervenire sui processi documentali è oggi uno degli imperativi per molte Imprese, pubbliche e private, per rispondere ai nuovi bisogni aziendali emersi, tra cui:

  •  Adempiere agli obblighi normativi che regolano il percorso di digitalizzazione della PA
  •  La necessità di maggiore efficienza ed efficacia operativa per ottimizzare l’intero workflow documentale
  •  Avere il controllo dei costi
  •  Innovare i processi di business alla luce delle nuove potenzialità legate alle tecnologie cloud e mobili.

Dematerializzare per rendere dati, informazioni, documenti disponibili 24 ore al giorno, fruibili da qualunque luogo con semplicità e in tutta sicurezza, nell’ottica di avviare un profondo percorso di digitalizzazione aziendale, grazie al quale si fonderà un nuovo paradigma organizzativo con cui si può gestire in modo integrato, efficace e collaborativo tutte le attività, eliminando così rallentamenti e rischi di superfluo. 

Il servizio: Dematerializzazione in outsourcing

Offriamo un pacchetto completo di servizi per dematerializzare gli archivi cartacei e i documenti correnti destinati alla conservazione digitale, gestendo al meglio:

il processo di acquisizione ottica e digitalizzazione dei documenti, l’attribuzione ad ogni record degli indici idonei alla ricerca e alla consultazione, la verifica e il controllo dei pacchetti di versamento.

Il servizio affidato in outsourcing a personale qualificato prevede inoltre tutte le adeguate procedure di verifica e controllo a monte e a valle del processo. Gestiamo sia documenti cartacei che flussi informatici per creare un archivio digitale a norma di Legge che sostituisca ogni precedente documento o file.

I principali servizi per la gestione documentale in outsourcing:

  • Presa in carico dei documenti originali
  • Trasferimento presso i centri di elaborazione
  • Scansione – indicizzazione e creazione dei metadati digitali
  • Custodia dei database e dei back up
  • Macero certificato degli originali



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